Teamevent planen: die Checkliste in 8 Schritten

Schritt 1: Ziel klären

Bevor ihr über Escape Room, Kochkurs oder Hot Rods nachdenkt, beantwortet eine Frage: Wozu macht ihr das Event? Die Antwort bestimmt alles Weitere.

• Dankeschön: Das Team soll einen schönen Tag haben. Erlebnis und Essen stehen im Mittelpunkt.
• Kennenlernen: Neue Leute oder neue Teams sollen zusammenfinden. Wichtig sind Formate, bei denen man ins Gespräch kommt.
• Zusammenarbeit stärken: Das Team soll erleben, wie es gemeinsam funktioniert. Dazu passt eher ein Format mit Aufgaben. Mehr dazu auf unserer Seite Teambuilding in Nürnberg.
• Feiern: Ein Projektabschluss, ein Jubiläum oder die Weihnachtsfeier.

Schritt 2: Rahmen festlegen

• Wunschtermin und ein bis zwei Ausweichtermine
• Uhrzeit: Arbeitszeit, Nachmittag mit offenem Ende oder Abend?
• Gruppengröße: Wer ist eingeladen, mit wie vielen Zusagen rechnet ihr?
• Ort: in der Stadt, im Umland, gut erreichbar mit Bahn oder Auto?
• Budget: Wie viel steht pro Person zur Verfügung, und was soll darin enthalten sein?

Schritt 3: Budget durchrechnen

Rechnet nicht nur mit dem Preis für die Aktivität. Stellt euch bei jedem Angebot diese Fragen:

• Gilt der Preis pro Person, pro Gruppe oder pro Fahrzeug?
• Was ist enthalten, was kostet extra (Ausrüstung, Versicherung, Fotos, Getränke)?
• Kommen Anfahrt, Essen und Getränke dazu?
• Gibt es eine Anzahlung, und was passiert bei Absage oder Nichterscheinen?
• Plant einen Puffer für Unvorhergesehenes ein.

Steuerliches kurz angerissen

Für Betriebsveranstaltungen gibt es im deutschen Lohnsteuerrecht einen Freibetrag. Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bleiben Zuwendungen bis 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung steuerfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Veranstaltung allen Beschäftigten offensteht.

Welche Kosten im Einzelnen dazugehören und wie ihr sie richtig behandelt, klärt bitte mit eurer Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung. Wir sind keine Steuerberater, und dieser Absatz ersetzt keine Beratung.

Schritt 4: Format wählen und Voraussetzungen prüfen

Das beste Teamevent ist eines, bei dem wirklich alle mitmachen können. Prüft deshalb bei jedem Format, was es von den Teilnehmenden verlangt: Fitness, Alter, Höhenangst, Mobilität, Ernährung. Ideen für Nürnberg sammeln wir im Ratgeber Ausgefallene Teamevents in Nürnberg.

Beispiel unsere Hot-Rod-Tour: Jeder, der fährt, braucht einen gültigen Führerschein der Klasse B oder alten Klasse 3 im Original, muss mindestens 18 sein, zwischen 1,55 und 1,95 m groß und höchstens 125 kg schwer. Mitzubringen sind außerdem Ausweis oder Reisepass und eine EC- oder Kreditkarte. Fragt so etwas früh ab, nicht erst am Vortag.

Schritt 5 bis 8: vom Angebot bis zur Nachbereitung

1. Angebote einholen: Schreibt Anbietern Termin, Gruppengröße und Budget. Je konkreter eure Anfrage, desto schneller kommt ein passendes Angebot. Bei uns läuft das über die Anfrage.
2. Einladen: Verschickt Termin, Treffpunkt, Ablauf und Voraussetzungen schriftlich. Fragt Zusagen mit Frist ab und gebt die Zahl an den Anbieter weiter.
3. Plan B festlegen: Bei Outdoor-Formaten klärt vorher, was bei schlechtem Wetter passiert. Unsere Touren fahren nur bei geeignetem Wetter. Bei starkem Regen verschieben wir, oder ihr bekommt einen Gutschein.
4. Nachbereiten: Teilt Fotos, bedankt euch beim Team und fragt kurz nach, was gut ankam. Bei uns macht das Team unterwegs Fotos und Videos und stellt sie euch kostenlos zur Verfügung.

Typische Fehler bei der Planung

• Zu spät anfragen: Gerade in der warmen Jahreszeit sind gute Termine schnell vergeben. Wer erst zwei Wochen vorher anfragt, muss oft nehmen, was übrig ist.
• Voraussetzungen vergessen: Führerschein, Mindestalter, Körpergröße oder Schwindelfreiheit erst am Tag selbst zu klären, sorgt für Enttäuschung. Fragt das mit der Einladung ab.
• Kein Plan B: Ein Outdoor-Event ohne Ausweichtermin oder Alternative steht bei Regen ohne Programm da.
• Zu viel Programm: Drei Aktivitäten hintereinander klingen gut, lassen aber keine Zeit für Gespräche. Oft reicht ein starker Programmpunkt plus gemeinsames Essen.
• Unklare Kosten: Klärt vorher, was im Preis steckt und was extra kommt, etwa Anzahlung, Versicherung, Essen oder Anfahrt.

Beispiel: ein Teamnachmittag mit Hot-Rod-Tour

So kann ein halber Tag mit uns aussehen. Die genauen Zeiten stimmen wir mit euch ab.

1. Treffen am Tucherhof in Nürnberg, Ausweis, Führerschein und EC- oder Kreditkarte dabei.
2. Mietvertrag, Helm, Sturmhaube und Einweisung für alle gemeinsam.
3. Tour hinter dem Guide: 2 Stunden City-Tour oder 3 Stunden in die Fränkische, auf Wunsch mit Aufgaben fürs Team.
4. Rückkehr zum Tucherhof und gemeinsames Essen. Jetzt darf auch angestoßen werden.
5. In den Tagen danach: Fotos und Videos ans Team schicken und kurz nachfragen, wie es ankam.

Häufige Fragen

Stand: 3. Oktober 2026 · Team Seifenkistla, Hot Rod Nürnberg